How to: Integration von natif.ai in DocuWare mit Hilfe von Make
In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, wie Sie unsere KI-Technologie mit Hilfe von Make in Ihre bestehende Rechnungsverarbeitung bei DocuWare integrieren können.
Wir beginnen mit der Erstellung eines Szenarios auf Make.com.
Damit können Sie Dokumente importieren, diese über natif.ai verarbeiten und anschließend zu DocuWare exportieren.
Damit können Sie Dokumente importieren, diese über natif.ai verarbeiten und anschließend zu DocuWare exportieren.
natif.ai + DocuWare Template
Um den Prozess zu vereinfachen, haben wir ein Template erstellt, in dem das grundlegende Layout vorkonfiguriert ist. Sie können dieses Template dann als Ausgangspunkt nehmen, ein Szenario daraus erstellen und unserem Tutorial folgen.
Nachdem Sie Ihren natif.ai und DocuWare Account verbunden sowie das Mapping der Listen-Extraktionen auf DocuWare Tabellen konfiguriert haben, ist das aus dem Template erstellte Szenario fast fertig und kann erfolgreich ausgeführt werden.
Wie erstelle ich das Szenario?
Data Source hinzufügen
Für unser Szenario wird zunächst eine Data Source benötigt. In unserem Beispiel nutzen wir einen E-Mail-Watch-Trigger aus dem von Make bereitgestellten E-Mail Modul. Diese werden wir so konfigurieren, dass er den Ordner unseres E-Mail-Postfaches überwacht, in dem unsere Rechnungen landen.
Dieser Trigger führt das Szenario für jede neue E-Mail aus, die in unserem Rechnungsordner eintrifft und leitet sie, inklusive ihrer Anhänge, als Bündel an die nachfolgenden Schritte weiter. Aus diesen Bündeln möchten wir dann die Rechnungen verarbeiten, welche sich in den E-Mail-Anhängen befinden.
Wir können den Make Iterator Node aus der Flow Control Toolbox verwenden, um diese Anhangsliste zu verarbeiten und jede dieser Dateien einzeln an das natif.ai Make Plugin zu übergeben.
Wie die Tool Group bereits vorschlägt, können Sie damit außerdem die Frequenz steuern, mit der die Dokumente an die natif.ai API weitergeleitet werden.
Wie die Tool Group bereits vorschlägt, können Sie damit außerdem die Frequenz steuern, mit der die Dokumente an die natif.ai API weitergeleitet werden.
natif.ai Accounts verknüpfen
Als nächstes konfigurieren wir das natif.ai Plugin, indem wir es mit unserem Konto auf der Plattform verknüpfen.
Dazu benötigen wir einen API Key. Diesen generieren Sie, indem Sie auf unserer Plattform auf den Reiter API Keys navigieren und dort auf die Schaltfläche Create API Key klicken und dem Dialog folgen.
Anschließend können wir die erwartete Dokumentensprache und die gewünschte Extraktions-API auswählen. In unserem Beispiel verwenden wir die API Invoice Information Extraction.
Als Zwischenschritt müssen wir ein Beispiel-Dokument durch das Make-System laufen lassen. Dadurch erhält Make einige Extraktionsdaten, wie sie von natif.ai bereitgestellt werden. So kann das Make-System die Ausgabedaten aus der natif.ai API verstehen, die wir dann als Eingaben für die nachfolgenden Make-Schritte verwenden werden.
Stellen Sie dazu sicher, dass im entsprechenden Ordner invoice eine ungelesene E-Mail vorhanden ist, die unserem konfigurierten Trigger entspricht. Führen Sie dann den Make-Workflow einmal aus. Der E-Mail-Watcher wird nun alle ungelesenen E-Mails auswählen und die angehängten Rechnungsdateien verarbeiten.
Super!
Make hat nun herausgefunden, wie die Rechnungsextraktionsdaten von natif.ai aussehen.
Make hat nun herausgefunden, wie die Rechnungsextraktionsdaten von natif.ai aussehen.
natif.ai mit DocuWare verknüpfen
Zum Schluss importieren wir das Rechnungsdokument zusammen mit den natif.ai-Extraktionen in DocuWare mit Hilfe des DocuWare Make-Moduls.
Wie wir unser natif.ai Modul mit dem DocuWare Modul verbinden, hängt davon ab, welche Daten wir extrahieren möchten.
Sind nur einzelne Werte erwünscht, können wir das natif.ai Modul direkt mit dem DocuWare Modul verbinden und Werte aus dem natif.ai Modul direkt auf den DocuWare-Dialogfeldern abbilden.
Eine der interessantesten Extraktionen aus der natif.ai Invoice Information Extraction ist jedoch die tabellarische Auflistung der Positionsdaten. Um diese Informationen in einem übersichtlichen Bündel bereitzustellen, werden wir einige zusätzliche Module verwenden. Zunächst iterieren wir die natif.ai-Extraktionsdaten und erstellen dann einen JSON-String, der über das DocuWare Modul als tabellarische Daten importiert werden kann.
Sind nur einzelne Werte erwünscht, können wir das natif.ai Modul direkt mit dem DocuWare Modul verbinden und Werte aus dem natif.ai Modul direkt auf den DocuWare-Dialogfeldern abbilden.
Eine der interessantesten Extraktionen aus der natif.ai Invoice Information Extraction ist jedoch die tabellarische Auflistung der Positionsdaten. Um diese Informationen in einem übersichtlichen Bündel bereitzustellen, werden wir einige zusätzliche Module verwenden. Zunächst iterieren wir die natif.ai-Extraktionsdaten und erstellen dann einen JSON-String, der über das DocuWare Modul als tabellarische Daten importiert werden kann.
Das Modul Iterator wird verwendet, um jede einzelne Position aus unserer Extraktion zu verarbeiten und an den JSON-Aggregator zur Verarbeitung weiterzuleiten.
Das Modul Aggregate to JSON von Make wird verwendet, um die Liste von Positionsobjekten, wie sie von natif.ai extrahiert wird, in ein von DocuWare unterstütztes Format zu konvertieren.
Achtung: Da Daten aus dem Modul direkt vor dem JSON-Aggregationsmodul verloren gehen können, müssen wir sicherstellen, dass wir den Iterator als Quelle verwenden.
Achtung: Da Daten aus dem Modul direkt vor dem JSON-Aggregationsmodul verloren gehen können, müssen wir sicherstellen, dass wir den Iterator als Quelle verwenden.
Der erzeugte JSON-String kann nun direkt im Feld Positionen des DocuWare-Moduls Store to File Cabinet verwendet werden, um die extrahierten Daten als Teil des hochzuladenden Rechnungsdokuments anzuhängen.
Daten vom natif.ai Modul an DocuWare übergeben
Wir haben nun alle Elemente, die wir benötigen, um alle extrahierten Informationen aus dem natif.ai-Modul in das DocuWare-Modul zu übertragen. Wir verwenden dafür das Modul Store To File Cabinet, da es die Zuordnung der soeben erstellten JSON-Zeichenfolge zu unserem Tabellenfeld Positionen unterstützt.
Im Konfigurationsfenster nutzen wir die Option Auswählen statt Zuordnen, da dies die Auswahl unserer Speicherdialog-ID aus unserem DocuWare-Konto ermöglicht. Anschließend müssen wir die vom natif.ai-System extrahierten Felder den vom Speicherdialog verstandenen Werten zuordnen.
In unserem Beispiel speichern wir im Speicherdialog Eingangsrechnungen, daher ordnen wir den Wert des Feldes name, das unter vendor unserer Extraktionsinformationen steht, dem Firmennamen unseres Speicherdialogs zu, den Wert des Feldes vat_id, das unter vendor unserer Extraktionsinformationen steht, der Steuernummer unseres Speicherdialogs, usw.
In unserem Beispiel speichern wir im Speicherdialog Eingangsrechnungen, daher ordnen wir den Wert des Feldes name, das unter vendor unserer Extraktionsinformationen steht, dem Firmennamen unseres Speicherdialogs zu, den Wert des Feldes vat_id, das unter vendor unserer Extraktionsinformationen steht, der Steuernummer unseres Speicherdialogs, usw.
Hinweis: Wir empfehlen es nicht, Felder, die einem Extraktionsfeld zugeordnet werden können, als erforderlich einzustufen. Da es sich bei den extrahierten Daten um temporäre Daten handelt, die nicht immer in jeder Extraktion vorhanden sind, kann Ihr Workflow unterbrochen werden, wenn Sie solche Felder erforderlich machen.
Weitere Informationen über die verschiedenen Felder in der Extraktion und andere Antwortstrukturen finden Sie in unserer Dokumentation.
Wir haben nun unser Dokument hochgeladen und die verschiedenen extrahierten Daten als Indexfelder auf das Dokument in DocuWare angewandt. Da wir diese Aktion jedoch über Store to File Cabinet durchgeführt haben, befindet sich das Dokument nicht in unserer Dokumentenablage zur Überprüfung, wo wir es haben wollen. Um dies zu erreichen, verwenden wir das Modul Transfer a Document der DocuWare-App.
Weitere Informationen über die verschiedenen Felder in der Extraktion und andere Antwortstrukturen finden Sie in unserer Dokumentation.
Wir haben nun unser Dokument hochgeladen und die verschiedenen extrahierten Daten als Indexfelder auf das Dokument in DocuWare angewandt. Da wir diese Aktion jedoch über Store to File Cabinet durchgeführt haben, befindet sich das Dokument nicht in unserer Dokumentenablage zur Überprüfung, wo wir es haben wollen. Um dies zu erreichen, verwenden wir das Modul Transfer a Document der DocuWare-App.
Die wichtigsten Felder, die Sie beachten müssen, sind die Source File Cabinet ID, die mit dem Archiv übereinstimmt, das im Modul Store to File Cabinet verwendet wird, und die Target Document Tray ID.
Tipp: Wenn Ihr DocuWare-Konto eine Reihe von File Cabinets und Dokumentenablagen mit gleichem Namen hat, ist ein nützlicher Trick, um sie zu unterscheiden, dass den meisten Ablage-Ids ein b_ vorangestellt wird.
Schließlich müssen wir die Document-ID, die in der Phase Store to File Cabinet zurückgegeben wurde, der Document ID zuordnen.
Tipp: Wenn Ihr DocuWare-Konto eine Reihe von File Cabinets und Dokumentenablagen mit gleichem Namen hat, ist ein nützlicher Trick, um sie zu unterscheiden, dass den meisten Ablage-Ids ein b_ vorangestellt wird.
Schließlich müssen wir die Document-ID, die in der Phase Store to File Cabinet zurückgegeben wurde, der Document ID zuordnen.
Fertig!
Ihr Make-Workflow zur Integration der natif.ai API und DocuWare ist nun einsatzbereit. Um ihn zu testen, führen Sie einfach das Szenario aus, senden Sie eine beliebige Anzahl von Rechnungsdokumenten an Ihre Webhook-E-Mail-Adresse und behalten Sie Ihr DocuWare-Tray im Blick.