Im Zeitalter der Digitalisierung, das nicht nur maßgeblich die Arbeitsweisen von Unternehmen revolutioniert, sondern darüber hinaus auch ihre finanziellen Transaktionen grundlegend neu gestaltet, wird die elektronische Rechnungsstellung zunehmend zu einem zentralen Element moderner Geschäftspraktiken. In diesem Zusammenhang nimmt das sogenannte Zentral User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD) eine besonders wichtige Schlüsselrolle ein.
Was versteht man unter ZUGFeRD?
Das innovative ZUGFeRD-Format transformiert die herkömmliche Rechnungsverarbeitung, indem es das traditionelle PDF-Dokument um eine eingebettete Rechnungsdatei im XML-Format erweitert. Durch diese hybride Struktur ermöglicht es eine standardisierte Datenauslese für entscheidende Informationen wie Rechnungsbetrag und -nummer. Diese Daten können nahtlos in nachgelagerte Prozesse integriert werden, und langfristig strebt ZUGFeRD an, die bisherige OCR-Erkennung zu ersetzen, um eine medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungsdaten konsequent voranzutreiben.
Die Fundierung des ZUGFeRD-Datenformats auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU für elektronische Rechnungsstellung sowie der Norm EN16931 und seine Berücksichtigung von Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und der ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) gewährleisten, dass das Format den internationalen Standards für den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch entspricht. Die Zukunft der Rechnungsstellung liegt somit in der Einführung eines solchen Formats wie ZUGFeRD.
Vorteile von ZUGFeRD
Die fortschreitende Digitalisierung verändert nicht nur die Arbeitsweisen von Unternehmen, sondern auch die Art und Weise, wie finanzielle Transaktionen abgewickelt werden. Das Versenden von E-Rechnungen per E-Mail im PDF-Format bietet zweifellos erhebliche und nicht zu unterschätzende Vorteile. Jedoch zeigen praktische Erfahrungen, dass über 80 % der kleinen und mittleren Unternehmen dazu neigen, eingehende E-Rechnungen auszudrucken und manuell auf Papier weiter zu bearbeiten. Dieses Vorgehen ist nicht nur ineffizient und mit unnötigen Kosten verbunden, sondern in vielen Fällen auch nicht gesetzeskonform. Inmitten dieses offensichtlichen Problems liegt die Lösung klar auf der Hand – nämlich in der konsequenten Einführung eines standardisierten Formats wie ZUGFeRD.
Dieses ermöglicht eine systemunabhängige Weiterverarbeitung, gewährleistet gleichzeitig eine einfache Visualisierung und bietet zahlreiche weitere Vorteile:
1. Effizienter Rechnungsversand:
Der manuelle Versand von Rechnungen ist zeitaufwendig und anfällig für Fehler. Durch den Einsatz von ZUGFeRD für den Rechnungsversand per E-Mail wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch das Risiko menschlicher Fehler minimiert.
2. Elektronische Archivierung:
Die traditionelle Archivierung von Papierrechnungen erfordert Platz und ist anfällig für manuelle Fehler. ZUGFeRD ermöglicht eine elektronische Archivierung, die nicht nur Platz spart, sondern auch eine effiziente Suche und Verwaltung ermöglicht.
3. Beschleunigter Zahlungseingang:
ZUGFeRD-Rechnungen erleichtern nicht nur die Bezahlung für Kunden, sondern beschleunigen auch den Zahlungseingang für Unternehmen. Dies führt zu einer verbesserten Liquidität durch verkürzte Zahlungsfristen.
4. Kundenanforderungen erfüllen:
Kunden erwarten zunehmend die Möglichkeit, Rechnungen elektronisch zu verarbeiten. Durch die Nutzung von ZUGFeRD können sie diesen Kundenwunsch erfüllen und bieten Flexibilität für die elektronische Weiterverarbeitung.
5. Effiziente Rechnungsverarbeitung für Empfänger:
Die manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist fehleranfällig und zeitintensiv. Mit ZUGFeRD wird eine vollautomatische und fehlerfreie Ablage ermöglicht, der Freigabeprozess beschleunigt und die Einhaltung von Skontofristen für eine effizientere Rechnungsverarbeitung erleichtert.
Rechnungsverarbeitung mit natif.ai
Die Verarbeitung von Rechnungen in unserem System ermöglicht es den Nutzern, das Ergebnis wahlweise entweder im hauseigenen Invoice-Extraktion-Format oder alternativ im standardisierten ZUGFeRD-Format zu erhalten. Die Vorteile liegen dabei insbesondere darin, dass Softwarelösungen, die ZUGFeRD unterstützen, die relevanten Informationen direkt und ohne zusätzlichen Integrationsaufwand einlesen können.
Es ist jedoch zu beachten, dass ZUGFeRD aller Voraussicht nach in Zukunft zunehmend zur verbindlichen Standardanforderung werden wird. Vor diesem Hintergrund bieten wir bereits heute die Möglichkeit, Rechnungen ganz unkompliziert und mit minimalem Aufwand in das ZUGFeRD-Format umzuwandeln.
Dieser Service ermöglicht es Unternehmen, auf einfache Weise von den zahlreichen Vorteilen des ZUGFeRD-Standards zu profitieren – und das, ohne bestehende Systeme aufwendig neu integrieren oder anpassen zu müssen. Durch die Nutzung unserer Plattform können Rechnungen effizient und zukunftssicher in das ZUGFeRD-Format konvertiert werden, um den steigenden Anforderungen des digitalen Rechnungswesens gerecht zu werden.
