Datensicherheit ist mittlerweile nicht mehr nur ein Thema, was nur die IT-Abteilung interessiert, sondern genießt mittlerweile hohe Priorität sogar auf Vorstandsebene. Ob es um sensible Finanzdaten, Kundeninformationen oder interne Dokumente geht – die Risiken manueller Prozesse sind offensichtlich. Wir wissen alle, welche Folgen Datenpannen haben können: Rufschädigung, rechtliche Konsequenzen und Vertrauensverlust. Manuelle Dokumentenbearbeitung erhöht diese Risiken zusätzlich. Von falsch abgelegten Dokumenten bis hin zu fehlerhaften Dateneingaben gibt es zahlreiche Schwachstellen. Doch es gibt auch positives zu berichten: Die automatisierte Dokumentenverarbeitung, unterstützt durch intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), bietet eine Lösung, die nicht nur die Effizienz verbessert, sondern auch die Sicherheit erhöht.
Warum menschliches Eingreifen eine große Schwachstelle darstellt.
Jede Interaktion zwischen einem Menschen und sensiblen Dokumenten birgt das Risiko von Fehlern. Dabei geht es nicht nur um Tippfehler – die manuelle Verarbeitung kann auch unbefugten Zugriff, Datenlecks oder im schlimmsten Fall absichtliche Manipulationen ermöglichen. Überlegen Sie mal, wie viele Berührungspunkte Ihre Dokumente täglich haben. Das sind sehr viele Hände, und jede zusätzliche Hand erhöht das Risiko.
Automatisierte Systeme, die auf OCR (Optical Character Recognition) basieren, minimieren das menschliche Eingreifen, indem sie Daten sofort erfassen und verarbeiten. Dadurch wird nicht nur die Gefahr versehentlicher Lecks verringert, sondern auch manuelle Fehler werden ausgeschlossen. Wenn Maschinen die alltäglichen Aufgaben übernehmen, erledigen sie diese schneller, sicherer und präziser.
Kontrollierter Zugriff mit KI
Wie stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Informationen in Ihrem Unternehmen haben? Wenn Sie auf manuelle Methoden setzen, ist die Antwort wahrscheinlich: nicht besonders gut. Dokumente, die in E-Mails oder gemeinsam genutzten Laufwerken gespeichert sind, können leicht in die falschen Hände geraten. Durch automatisierte Dokumentenverarbeitung in Verbindung mit KI können rollenbasierte Zugriffskontrollen implementiert werden. Nur berechtigte Mitarbeiter erhalten Zugang, und Sie können dies bis auf die Ebene einzelner Dokumente anpassen. Ob es sich um einen wichtigen Vertrag oder einen internen Finanzbericht handelt – nur die dafür befugten Personen haben Zugriff darauf.
Umfassende Prüfprotokolle zur Einhaltung der Compliance
Compliance bedeutet nicht nur, sensible Daten zu schützen, sondern auch, dies nachweisen zu können. Vorschriften wie die DSGVO und HIPAA verlangen vollständige Transparenz, während manuelle Prozesse oft nicht die erforderliche Dokumentation bieten. Wie können Sie nachweisen, wer wann auf welche Informationen zugegriffen hat? Automatisierte Lösungen erstellen Echtzeit-Prüfprotokolle. Jede Interaktion mit einem Dokument wird aufgezeichnet, zeitlich markiert und ist nachvollziehbar. Dies macht die Einhaltung der Compliance deutlich einfacher – kein hektisches Suchen mehr, nachdem ein Dokument um verlagert wurde, wenn eine Prüfung bevorsteht.
Fazit
Manuelle Prozesse bringen unnötige Risiken für Ihr Unternehmen mit sich. Durch die Automatisierung Ihrer Dokumentenabläufe können Sie Schwachstellen beseitigen, Ihre Daten schützen und die Einhaltung der Compliance sicherstellen.
Bei natif.ai hat der Datenschutz höchste Priorität. Unsere KI-gestützte Plattform zur Dokumentenautomatisierung erfüllt die Anforderungen der DSGVO sowie anderer internationaler Datenschutzbestimmungen. Wir setzen auf sichere Datenverarbeitung durch den Einsatz von Tier-3- und Tier-4-Rechenzentren, Verschlüsselung und Anonymisierungstechniken, um sensible Informationen zu schützen. Unabhängig davon, ob wir auf bestehende oder selbsttrainierte KI-Modelle zurückgreifen, gewährleistet natif.ai, dass alle Daten mit größter Sorgfalt behandelt werden und entsprechend den Wünschen unserer Kunden entweder gelöscht oder gespeichert werden.
