Oft denken wir, dass Compliance nur während Audits oder behördlichen Kontrollen relevant ist. In Wirklichkeit spielt sie jedoch permanent eine Rolle – nämlich jedes Mal, wenn ein Dokument bearbeitet wird. Bei manuellen Prozessen können selbst kleine Fehler zu erheblichen Compliance-Risiken führen, die oft im Verborgenen lauern. Obwohl manuelle Verfahren als bewährt gelten, hat sich das Gebiet der Compliance verändert. Mit strengeren Vorschriften wie der DSGVO und HIPAA setzen Unternehmen, die weiterhin auf manuelle Dokumentenbearbeitung angewiesen sind, nicht nur ihre Effizienz aufs Spiel, sondern auch das Risiko hoher Geldstrafen und einer möglichen Rufschädigung.
Manuelle Dateneingabe: Ein Albtraum für die Compliance
Ehrlich gesagt ist die manuelle Dateneingabe zeitaufwendig und fehleranfällig. Selbst die fähigsten Mitarbeiter machen gelegentlich Fehler, und in sensiblen Bereichen wie dem Gesundheitswesen oder der Finanzbranche kann bereits ein einziger Fehler zu einem Verstoß gegen die Compliance führen. Ein Tippfehler in einem Finanzdokument oder ein übersehenes Feld in einer medizinischen Akte kann leicht zu einem Datenleck oder einem Verstoß gegen strenge Datenschutzbestimmungen führen. Automatisierte Systeme hingegen nutzen Technologien wie OCR und KI, um eine 100%ige Genauigkeit bei der Datenerfassung zu gewährleisten. Keine nichtberücksichtigten Felder mehr. Keine Tippfehler. Nur saubere, validierte Daten – und das jedes Mal.
Die Risiken ungesicherter Zugriffe
Manuelle Prozesse erschweren zudem die Einschränkung des Zugriffs auf vertrauliche Dokumente. Ob es sich um physische Akten handelt, die weitergegeben werden, oder um digitale Dateien, die über unsichere E-Mails versendet werden – die Kontrolle darüber, wer Zugriff hat, bleibt eine ständige Herausforderung. Mit der Dokumentenautomatisierung sind sensible Informationen hinter verschlüsselten Systemen mit strengen rollenbasierten Zugriffsrechten geschützt. Mitarbeiter haben nur Zugriff auf die Dokumente, die sie benötigen, und nichts weiter. Dies verringert das Risiko unbefugter Zugriffe erheblich und unterstützt Sie dabei, die Vorschriften zur Zugangskontrolle einzuhalten.
Nicht nachverfolgbare Workflows: Ein Compliance-Risiko
Wie können Sie Compliance nachweisen, wenn Ihr Workflow nicht nachvollziehbar ist? Bei manuellen Prozessen kann es nahezu unmöglich sein, zu verfolgen, wer auf welches Dokument zugegriffen hat und wann dies geschah. Ohne diese Informationen wird eine Prüfung schnell zum Albtraum. Automatisierte Lösungen hingegen verarbeiten nicht nur Dokumente, sondern protokollieren jede einzelne Aktion und erstellen umfassende Prüfpfade. Wenn Prüfer um Dokumentationen bitten, sind Sie bestens vorbereitet, ihnen detaillierte Berichte über jede Interaktion mit den Dokumenten vorzulegen.
Fazit
Die versteckten Risiken der manuellen Dokumentenverarbeitung werden deutlich, wenn man die aktuellen regulatorischen Anforderungen betrachtet. Schützen Sie sich vor Compliance-Fallen, indem Sie Ihre Workflows automatisieren.
Bei natif.ai hat der Datenschutz höchste Priorität. Unsere KI-gestützte Plattform zur Dokumentenautomatisierung erfüllt die Anforderungen der DSGVO sowie anderer internationaler Datenschutzbestimmungen. Wir setzen auf sichere Datenverarbeitung durch den Einsatz von Tier-3- und Tier-4-Rechenzentren, Verschlüsselung und Anonymisierungstechniken, um sensible Informationen zu schützen. Unabhängig davon, ob wir auf bestehende oder selbsttrainierte KI-Modelle zurückgreifen, gewährleistet natif.ai, dass alle Daten mit größter Sorgfalt behandelt werden und entsprechend den Wünschen unserer Kunden entweder gelöscht oder gespeichert werden.
