Haben Sie sich schon einmal gewünscht, bestehende Dokumenten-Workflows ganz einfach an Ihre eigenen Anforderungen anpassen zu können ohne den Aufwand, komplett neu zu starten?
Ob Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge: Viele Dokumenttypen ähneln sich in ihrer Struktur, unterscheiden sich aber in den Details, die Sie extrahieren müssen. Genau hier setzt die neue Funktion „Workflow-Vererbung“ an. Sie ermöglicht es Ihnen, auf bestehenden Extraktions-Workflows aufzubauen, sie nach Bedarf anzupassen und mit neuen Feldern zu erweitern – effizient, flexibel und intuitiv.
Was ist Workflow-Vererbung?
Die Workflow-Vererbung führt einen völlig neuen Ansatz ein, um die Extraktion von Dokumenten schneller und individueller zu gestalten.
Anstatt ein neues Modell komplett von Grund auf zu trainieren, können Nutzerinnen und Nutzer nun einen bestehenden Workflow „vererben“ und ihn mit nur wenigen Klicks anpassen und erweitern.
In der Praxis bedeutet das:
• Bestehende Felder feinjustieren: Von einem vortrainierten Modell profitieren und die Erkennung mit eigenen Daten verbessern.
• Unnötige Felder entfernen: Zeit und Annotationsaufwand sparen, indem Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren.
• Neue benutzerdefinierte Felder hinzufügen: Ihren Workflow mit spezifischen Feldern erweitern – z. B. eigene Kostenkategorien auf Hotelrechnungen.
Kurz gesagt: Workflow-Vererbung hebt die Modellanpassung auf ein neues Level – mit mehr Kontrolle und weniger Aufwand.
Die Herausforderungen ohne Workflow-Vererbung
Vor der Workflow-Vererbung führten eigene Anforderungen oft zu unnötiger Komplexität.
Um die Erkennung für Standardfelder zu verbessern, musste ein Modell feinjustiert werden. Für zusätzliche Felder musste jedoch ein zweites, separates Modell trainiert werden.
Das Ergebnis? Zwei Modelle, zwei Datensätze und eine manuelle Zuordnung dazwischen – zeitaufwendig und fehleranfällig.
Das hatte klare Nachteile:
• Umständliche Prozesse: Die Ergebnisse verschiedener Modelle zu kombinieren, war schwer handhabbar.
• Hoher Zeitaufwand: Doppelte Annotation und Wartung bremsten die Entwicklung aus.
• Begrenzte Flexibilität: Selbst kleine Änderungen erforderten oft umfangreiche Überarbeitungen.
Mit Workflow-Vererbung gehören diese Probleme der Vergangenheit an.
Wie die Workflow-Vererbung von DocuWare IDP den Alltag erleichtert
DocuWare IDP macht die Anpassung von Modellen jetzt intuitiver denn je.
Mit der Workflow-Vererbung können Sie wählen, ob Sie bei null beginnen oder auf einem bestehenden Workflow aufbauen möchten und sofort von den Fähigkeiten des übergeordneten Modells profitieren. Der Einstieg ist denkbar einfach: Sie können einen bestehenden Workflow – zum Beispiel ein Standard-Rechnungsmodell – auswählen und mühelos darauf aufbauen. Von dort aus können Sie neue Felder hinzufügen oder Felder deaktivieren, die Sie nicht benötigen, während geerbte Felder sofort verfügbar und einsatzbereit bleiben. Da diese Felder bereits vom übergeordneten Modell erkannt werden, wird die Annotation erheblich schneller. Gleichzeitig bleibt die Beziehung zwischen den übergeordneten und abgeleiteten Workflows transparent, was volle Kontrolle und Stabilität gewährleistet. Individuelle Anpassung war noch nie so unkompliziert.
Zum Start unterstützt diese Funktion kundenspezifische Extraktions-Workflows sowie neue vorgefertigte Modelle, die über die Custom-Extraction-Funktion erstellt wurden.
Anwendungsfälle aus der Praxis
Workflow-Vererbung eröffnet neue Möglichkeiten für ein breites Spektrum an Anwendungen – von branchenspezifischen Lösungen bis hin zu flexiblen Basis-Workflows für wiederkehrende Felder.
1. Branchenspezifische Varianten bestehender Workflows
Unternehmen können bestehende Modelle, wie ein Standard-Rechnungsmodell, leicht erweitern und an ihre spezifische Branche anpassen.
Beispielsweise kann eine Baurechnung zusätzliche Felder für Projekt- oder Baustellennummern enthalten, während in der Textilbranche Größen wie S, M oder L erfasst werden müssen.
Das spart Entwicklungszeit und ermöglicht eine präzise Extraktion, die auf den jeweiligen Anwendungsfall zugeschnitten ist.
2. Wiederverwendbare Basis-Workflows für wiederkehrende Felder
Fachexpertinnen und -experten können eigene Basis-Modelle erstellen, die allgemeine Informationen wie Absender, Empfänger oder Dokumentdatum enthalten.
Diese Basis-Workflows dienen dann als Ausgangspunkt für mehrere spezialisierte Extraktionen – z. B. Lieferscheine, Rechnungen oder Auftragsbestätigungen.
Durch das einmalige Definieren wiederkehrender Felder und die Vererbung in untergeordnete Workflows wird die Entwicklung neuer Workflows deutlich schneller und effizienter.
Warum Workflow-Vererbung mehr als nur ein Feature ist
Es ist nicht nur eine technische Verbesserung, sie ist ein neuer Denkansatz für den Aufbau intelligenter Extraktionssysteme.
Teams können Basis-Workflows für wiederkehrende Felder wie Absender, Empfänger oder Dokumentdatum erstellen und darauf spezialisierte Versionen entwickeln, etwa Baurechnungen, Hotelrechnungen oder Textilrechnungen.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
• Weniger Einrichtungsaufwand
• Schnellere Workflow-Entwicklung
• Höhere Konsistenz und Wiederverwendbarkeit
Mit der Workflow-Vererbung ermöglicht DocuWare IDP einen modularen und skalierbaren Ansatz für die Extraktion von Dokumenten. Perfekt für Organisationen, die ihre Automatisierungsprozesse kontinuierlich verbessern und beschleunigen möchten.
Erreichen Sie mehr Flexibilität und Effizienz bei der Datenextraktion
Die Workflow-Vererbung ist ein echter Game-Changer für alle, die Dokumentenextraktion effizienter, anpassbarer und zukunftssicher gestalten wollen.
Sie vereinfacht Modellanpassungen, reduziert Trainingsaufwand und bringt Struktur und Transparenz in das Workflow-Management.
Ganz gleich, ob Sie als Einsteigerin oder Einsteiger ein vorgefertigtes Modell mit kleinen Anpassungen erweitern möchten oder als Expertin bzw. Experte komplexe, wiederverwendbare Basis-Modelle verwalten – Workflow-Vererbung bietet Ihnen die Flexibilität und Kontrolle, um Ihre Dokumentenextraktion auf das nächste Level zu heben.
