How to: Integration von natif.ai in DocuWare mit Hilfe von Make
In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, wie Sie unsere KI-Technologie mit Hilfe von Make in Ihre bestehende Rechnungsverarbeitung bei DocuWare integrieren können.
Wir beginnen mit der Erstellung eines Szenarios auf Make.com.
Damit können Sie Dokumente importieren, diese über natif.ai verarbeiten und anschließend zu DocuWare exportieren.
Damit können Sie Dokumente importieren, diese über natif.ai verarbeiten und anschließend zu DocuWare exportieren.
natif.ai + DocuWare Template
Um den Prozess zu vereinfachen, sind wir aktuell dabei ein Template zu erstellen, in dem das grundlegende Layout vorkonfiguriert ist. Sie können dieses Template dann als Ausgangspunkt nehmen, ein Szenario daraus erstellen und unserem Tutorial folgen.
Nachdem Sie Ihren natif.ai und DocuWare Account verbunden sowie das Mapping der Listen-Extraktionen auf DocuWare Tabellen konfiguriert haben, ist das aus dem Template erstellte Szenario fast fertig und kann erfolgreich ausgeführt werden.
Wie erstelle ich das Szenario?
1. Hinzufügen der Data Source
Für unser Szenario wird zunächst eine Data Source benötigt. In unserem Beispiel nutzen wir einen E-Mail-Watch-Trigger aus dem von Make bereitgestellten E-Mail Modul. Diese werden wir so konfigurieren, dass er den Ordner unseres E-Mail-Postfaches überwacht, in dem unsere Rechnungen landen.
Dieser Trigger führt das Szenario für jede neue E-Mail aus, die in unserem Rechnungsordner eintrifft und leitet sie, inklusive ihrer Anhänge, als Bündel an die nachfolgenden Schritte weiter. Aus diesen Bündeln möchten wir dann die Rechnungen verarbeiten, welche sich in den E-Mail-Anhängen befinden.
Wir können den Make Iterator Node aus der Flow Control Toolbox verwenden, um diese Anhangsliste zu verarbeiten und jede dieser Dateien einzeln an das natif.ai Make Plugin zu übergeben.
Wie die Tool Group bereits vorschlägt, können Sie damit außerdem die Frequenz steuern, mit der die Dokumente an die natif.ai API weitergeleitet werden.
Wie die Tool Group bereits vorschlägt, können Sie damit außerdem die Frequenz steuern, mit der die Dokumente an die natif.ai API weitergeleitet werden.
2. Verknüpfung des natif.ai Accounts
Als nächstes konfigurieren wir das natif.ai Plugin, indem wir es mit unserem Konto auf der Plattform verknüpfen.
Dazu benötigen wir einen API Key. Diesen generieren Sie, indem Sie auf unserer Plattform auf den Reiter API Keys navigieren und dort auf die Schaltfläche Create API Key klicken und dem Dialog folgen.
Anschließend können wir die erwartete Dokumentensprache und die gewünschte Extraktions-API auswählen. In unserem Beispiel verwenden wir die API Invoice Information Extraction.
Als Zwischenschritt müssen wir ein Beispiel-Dokument durch das Make-System laufen lassen. Dadurch erhält Make einige Extraktionsdaten, wie sie von natif.ai bereitgestellt werden. So kann das Make-System die Ausgabedaten aus der natif.ai API verstehen, die wir dann als Eingaben für die nachfolgenden Make-Schritte verwenden werden.
Stellen Sie dazu sicher, dass im entsprechenden Ordner invoice eine ungelesene E-Mail vorhanden ist, die unserem konfigurierten Trigger entspricht. Führen Sie dann den Make-Workflow einmal aus. Der E-Mail-Watcher wird nun alle ungelesenen E-Mails auswählen und die angehängten Rechnungsdateien verarbeiten.
Super!
Make hat nun herausgefunden, wie die Rechnungsextraktionsdaten von natif.ai aussehen.
Make hat nun herausgefunden, wie die Rechnungsextraktionsdaten von natif.ai aussehen.
3. Verknüpfung von natif.ai mit DocuWare
Zum Schluss importieren wir das Rechnungsdokument zusammen mit den natif.ai-Extraktionen in DocuWare mit Hilfe des DocuWare Make-Moduls.
Wie wir unser natif.ai Modul mit dem DocuWare Modul verbinden, hängt davon ab, welche Daten wir extrahieren möchten.
Sind nur einzelne Werte erwünscht, können wir das natif.ai Modul direkt mit dem DocuWare Modul verbinden und Werte aus dem natif.ai Modul direkt auf den DocuWare-Dialogfeldern abbilden.
Eine der interessantesten Extraktionen aus der natif.ai Invoice Information Extraction ist jedoch die tabellarische Auflistung der Positionsdaten. Um diese Informationen in einem übersichtlichen Bündel bereitzustellen, werden wir einige zusätzliche Module verwenden. Zunächst iterieren wir die natif.ai-Extraktionsdaten und erstellen dann einen JSON-String, der über das DocuWare Modul als tabellarische Daten importiert werden kann.
Sind nur einzelne Werte erwünscht, können wir das natif.ai Modul direkt mit dem DocuWare Modul verbinden und Werte aus dem natif.ai Modul direkt auf den DocuWare-Dialogfeldern abbilden.
Eine der interessantesten Extraktionen aus der natif.ai Invoice Information Extraction ist jedoch die tabellarische Auflistung der Positionsdaten. Um diese Informationen in einem übersichtlichen Bündel bereitzustellen, werden wir einige zusätzliche Module verwenden. Zunächst iterieren wir die natif.ai-Extraktionsdaten und erstellen dann einen JSON-String, der über das DocuWare Modul als tabellarische Daten importiert werden kann.
Das Modul Iterator wird verwendet, um jede einzelne Position aus unserer Extraktion zu verarbeiten und an den JSON-Aggregator zur Verarbeitung weiterzuleiten.
Das Modul Aggregate to JSON von Make wird verwendet, um die Liste von Positionsobjekten, wie sie von natif.ai extrahiert wird, in ein von DocuWare unterstütztes Format zu konvertieren.
Achtung: Da Daten aus dem Modul direkt vor dem JSON-Aggregationsmodul verloren gehen können, müssen wir sicherstellen, dass wir den Iterator als Quelle verwenden.
Achtung: Da Daten aus dem Modul direkt vor dem JSON-Aggregationsmodul verloren gehen können, müssen wir sicherstellen, dass wir den Iterator als Quelle verwenden.
4. Hinzufügen eines Tabellenfeldes in DocuWare
Um die Einzelposten in Ihrer Dokumentenablage zu erhalten und anzuzeigen, muss ein entsprechendes Tabellenfeld angelegt werden. Legen Sie dazu ein neues Datenbankfeld in Ihrem Ziel-DocuWare-Archiv an; notieren Sie sich den Database name, da Sie diesen im nächsten Schritt verwenden werden.
Fügen Sie dieses neue Feld in den DocuWare-Dialog ein, den Sie beim Hochladen Ihres Dokuments verwenden werden.
5. Definition des Datenmodells
Damit tabellarische Daten in ein DocuWare-Feld importiert werden können, müssen sie die Spaltennamen widerspiegeln, die in dem DocuWare-Feld definiert sind.
Wir können die Datenmodell-Fähigkeit von Make nutzen, um die von natif.ai extrahierten line_items in das von DocuWare erwartete Spaltenformat zu überführen.
Wir können die Datenmodell-Fähigkeit von Make nutzen, um die von natif.ai extrahierten line_items in das von DocuWare erwartete Spaltenformat zu überführen.
Dieses Datenmodell kann nun von Make’s Extract JSON Node verwendet werden, um dessen Eingabedaten im gewünschten Datenformat auszugeben.
Der erzeugte JSON-String kann nun direkt im Feld Positionen (Table) des DocuWare-Moduls Store to File Cabinet verwendet werden, damit die extrahierten Positionen als Teil des hochzuladenden Rechnungsdokuments angehängt werden können.
6. Übertragung der Daten vom natif.ai Modul zu DocuWare
Wir haben nun alle Elemente, die wir benötigen, um alle extrahierten Informationen aus dem natif.ai-Modul in das DocuWare-Modul zu übertragen. Wir verwenden das Modul Store To File Cabinet, weil es die Zuordnung des eben erstellten JSON-Strings zu unserem Tabellenfeld Positionen unterstützt.
Auch andere DocuWare-Make-Module sollten laut Dokumentation in der Lage sein JSON-Strings direkt als Tabellenfelder zu importieren. Zum Zeitpunkt unserer Tests hat diese Funktion allerdings nur mit dem „Store to File Cabinet“ Modul funktioniert.
Im Konfigurationsfenster verwenden wir die Option Select anstelle von Map, da wir so unsere Speicherdialog-ID aus unserem DocuWare-Konto auswählen können. Anschließend ordnen wir die von natif.ai extrahierten Felder den vom Speicherdialog verstandenen Werten zu.
In unserem Beispiel speichern wir in den Speicherdialog Eingangsrechnungen, daher ordnen wir das Feld vendor: name: value unserer Extraktionsdaten dem Firmennamen des Speicherdialogs zu, das Feld vendor: vat_id: value des Feldes Vat_id dem Feld Steuernummer des Speicherdialogs usw.
In unserem Beispiel speichern wir in den Speicherdialog Eingangsrechnungen, daher ordnen wir das Feld Value dem Feld Name unter Vendor unserer Extraction dem Firmennamen unseres Speicherdialogs zu, das Feld Wert des Feldes Vat_id unter Lieferant unserer Extraction der Steuernummer usw.
Hinweis
Bei den von natif.ai extrahierten Daten sind ggf. nicht immer alle Werte einer Extraktion gesetzt, falls sie beispielsweise im Quelldokument nicht existieren oder nicht ausreichend verlässlich erkannt wurden. DocuWare-Felder, die durch ein Extraktionsfeld von natif.ai befüllt werden, sollten daher in DocuWare nicht als “notwendig” gekennzeichnet sein, da solche nicht vorhandenen Extraktionswerte ansonsten zu einem Fehlschlag des Make-Workflows führen können.
Weitere Informationen über die verschiedenen Felder in Extraction und andere Antwortstrukturen finden Sie in der Entwicklerdokumentation.
Wir haben nun unser Dokument hochgeladen und die verschiedenen extrahierten Daten als Indexfelder auf das Dokument in DocuWare angewendet. Da wir jedoch das Modul Store to File Cabinet verwendet haben, um diese Aktion durchzuführen, befindet sich das Dokument nicht in unserer Dokumentenablage zur Überprüfung, wo wir es haben möchten. Um dies zu erreichen, werden wir das Modul Transfer a Document der DocuWare-App verwenden.
Die wichtigsten Felder sind die Source File Cabinet ID, die dem Feld File Cabinet im Modul Store to File Cabinet entspricht, und die Target Document Tray ID.
Hinweis
Wenn Ihr DocuWare-Konto über mehrere File Cabinets und Document Trays mit gleichem Namen verfügt, ist es zur Unterscheidung gut zu wissen, dass den meisten Document Tray IDs ein b_ vorangestellt wird.
Abschließend müssen wir die Document ID, die wir in dem Modul Store to File Cabinet erhalten haben, der Section Document ID zuordnen.
Done!
Ihr Make-Workflow zur Integration der natif.ai API und DocuWare ist nun einsatzbereit. Um ihn zu testen, führen Sie einfach das Szenario aus, senden Sie eine beliebige Anzahl von Rechnungsdokumenten an Ihre Webhook-E-Mail-Adresse und behalten Sie Ihr DocuWare-Tray im Blick.
