KI und DMS: Der nächste große Trend im Dokumentenmanagement?
Mit dem kontinuierlichen Fortschritt der Technologie treten nun jedoch innovative Technologien auf die Bühne – Künstliche Intelligenz (KI) und ihre vielseitigen Anwendungen.
Vorstellung
Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die entscheidenden Anwendungsfelder von KI in DMS und erklären Ihnen, wie eine intelligente Zukunft durch die Integration von KI in DMS geprägt wird.
Im heutigen Zeitalter sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zu unverzichtbaren Instrumenten für Unternehmen geworden, die eine effiziente Verwaltung ihrer Informationen anstreben. Mit dem kontinuierlichen Fortschritt der Technologie treten nun jedoch innovative Technologien auf die Bühne – Künstliche Intelligenz (KI) und ihre vielseitigen Anwendungen. Dieser Blogpost beschäftigt sich mit der Schnittstelle zwischen KI und DMS, einer Schnittstelle, die die Effizienz und Intelligenz in der Geschäftswelt auf ein neues Niveau hebt.
Grundlagen der KI
Die Grundlagen der KI sind von zentraler Bedeutung, um das volle Potenzial ihrer Integration in DMS zu verstehen. Hierbei spielen zwei Schlüsselkonzepte eine entscheidende Rolle:
1. Maschinelles Lernen (ML)
Dieses Konzept ermöglicht es KI-Systemen, aus Erfahrungen zu lernen und sich selbstständig zu verbessern, ohne explizit programmiert zu werden. Im Kontext von DMS kann ML dazu verwendet werden, Muster in großen Datenmengen von Dokumenten zu erkennen und automatisch Klassifikationen vorzunehmen.
2. Natürliche Sprachverarbeitung
Natural Language Processing (NLP) ermöglicht es KI, menschenähnliche Sprache zu verstehen, zu interpretieren und zu generieren. In der Dokumentenverwaltung kann NLP dazu verwendet werden, die in Dokumenten enthaltenen Informationen besser zu verstehen, was zu präziseren Suchergebnissen und automatisierten Analysen führt.
Dieses Konzept ermöglicht es KI-Systemen, aus Erfahrungen zu lernen und sich selbstständig zu verbessern, ohne explizit programmiert zu werden. Im Kontext von DMS kann ML dazu verwendet werden, Muster in großen Datenmengen von Dokumenten zu erkennen und automatisch Klassifikationen vorzunehmen.
2. Natürliche Sprachverarbeitung
Natural Language Processing (NLP) ermöglicht es KI, menschenähnliche Sprache zu verstehen, zu interpretieren und zu generieren. In der Dokumentenverwaltung kann NLP dazu verwendet werden, die in Dokumenten enthaltenen Informationen besser zu verstehen, was zu präziseren Suchergebnissen und automatisierten Analysen führt.
Möglichkeiten der Nutzung von KI in DMS
Es existieren zahlreiche Möglichkeiten, wie KI als ein nützliches Werkzeug in DMS eingebunden werden kann. Die KI kann dabei mit zahlreichen Arbeitsabläufen eines DMS verschmelzen und in eine Vielzahl von Arbeitsabläufen integriert werden. Durch diese Integration eröffnen sich für Unternehmen Möglichkeiten, von den Fähigkeiten der KI in ihrem DMS zu profitieren, ohne dabei signifikante Veränderungen in ihrer Arbeitsweise vornehmen zu müssen.
Klassifizierung von Dokumenten
Die Integration von KI erlaubt es, Workflows für Dokumententypen zu trainieren. Die KI erkennt Muster und Strukturen in großen Datenmengen – dadurch lernt sie die jeweiligen Dokumente kennen und kann sie auch nach ihrem Typ kategorisieren. Dadurch wird das System im Laufe der Zeit intelligenter und kann präzisere Analysen und Entscheidungen treffen.
Inhaltliche Prüfung der Daten
KI-gesteuerte DMS können Inhalte auf ihre Richtigkeit und Übereinstimmung mit vordefinierten Standards prüfen. Dies ermöglicht eine automatisierte Qualitätssicherung und reduziert das Risiko von Fehlern oder Inkonsistenzen.
Erkennung von Einzelpositionen
Durch den Einsatz von KI können DMS einzelne Positionen in Dokumenten identifizieren und extrahieren. Dies ist besonders nützlich in der Buchhaltung und Rechnungsverwaltung, wo genaue Erfassung und Zuordnung von Positionen entscheidend sind. Die meisten Technologien sind dazu nicht fähig und erfordern zusätzlich eine manuelle Überprüfung der jeweiligen Einzelpositionen.
Erkennung und Extraktion handschriftlicher Inhalte
Dank Optical Character Recognition (OCR) und Handwritten Text Recognition (HTR) ermöglichen KI-Algorithmen die Erkennung und Extraktion von handschriftlichen Inhalten. Dies erweitert die Bandbreite der verarbeitbaren Dokumententypen erheblich und ermöglicht auch die Bearbeitung von Informationen aus analogen Quellen wie bspw. Formularen.
Vorteile der Integration von KI in DMS
1. Effizienzsteigerung bei der Dokumentenverwaltung durch automatisierte Prozesse:
Insbesondere bei der automatisierten Klassifizierung und Sortierung von Dokumenten zeigt sich die Wirksamkeit von KI. Dies führt zu einer Reduktion manueller Arbeitsaufgaben, wodurch die Bearbeitung von Dokumenten nicht nur beschleunigt, sondern auch reibungsloser gestaltet wird.
2. Verbesserung der Suche und Indexierung von Dokumenten:
Durch die Implementierung intelligenter Such- und Indexierungsfunktionen wird nicht nur eine zügige und präzise Dokumenten- und Informationssuche ermöglicht, sondern auch die generelle Zugänglichkeit von Informationen deutlich verbessert.
3. Automatisierung von repetitiven Aufgaben und Reduzierung von menschlichen Fehlern:
Wiederholende Aufgaben begünstigen oft menschliche Fehler und mindern die Präzision ihrer Ergebnisse. Die Integration von KI in Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglicht eine erhebliche Verbesserung der Genauigkeit und Qualität der Ergebnisse, indem sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern reduziert.
4. Erhöhung der Sicherheit und Datenschutzstandards
Durch die konsequente Einhaltung der geltenden Datenschutzstandards wie der DSGVO und Schrems-2 bietet die Integration von KI Ihnen Schutz vor potenziellen Datenschutzlücken und garantiert eine erhöhte Sicherheit für sensible Daten und Informationen. Auf diese Weise kann KI einen entscheidenden Beitrag leisten, die Datensicherheit in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu stärken.
Insbesondere bei der automatisierten Klassifizierung und Sortierung von Dokumenten zeigt sich die Wirksamkeit von KI. Dies führt zu einer Reduktion manueller Arbeitsaufgaben, wodurch die Bearbeitung von Dokumenten nicht nur beschleunigt, sondern auch reibungsloser gestaltet wird.
2. Verbesserung der Suche und Indexierung von Dokumenten:
Durch die Implementierung intelligenter Such- und Indexierungsfunktionen wird nicht nur eine zügige und präzise Dokumenten- und Informationssuche ermöglicht, sondern auch die generelle Zugänglichkeit von Informationen deutlich verbessert.
3. Automatisierung von repetitiven Aufgaben und Reduzierung von menschlichen Fehlern:
Wiederholende Aufgaben begünstigen oft menschliche Fehler und mindern die Präzision ihrer Ergebnisse. Die Integration von KI in Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglicht eine erhebliche Verbesserung der Genauigkeit und Qualität der Ergebnisse, indem sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern reduziert.
4. Erhöhung der Sicherheit und Datenschutzstandards
Durch die konsequente Einhaltung der geltenden Datenschutzstandards wie der DSGVO und Schrems-2 bietet die Integration von KI Ihnen Schutz vor potenziellen Datenschutzlücken und garantiert eine erhöhte Sicherheit für sensible Daten und Informationen. Auf diese Weise kann KI einen entscheidenden Beitrag leisten, die Datensicherheit in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu stärken.
Fazit
Die Integration von Künstlicher Intelligenz in Dokumentenmanagementsysteme hebt nicht nur die Effizienz, sondern markiert einen Paradigmenwechsel in Richtung IDP. Auch ermöglicht diese, automatisierte Prozesse wie die Klassifizierung und das Training von Dokumenten. Dadurch werden manuelle Aufgaben reduziert, die Bearbeitung beschleunigt und die Zugänglichkeit von Informationen verbessert. Die Automatisierung durch KI steigert nicht nur die Genauigkeit der Ergebnisse, sondern erhöht auch die Sicherheit und Einhaltung von Datenschutzstandards.
