KI und DMS: Der nächste große Trend im Dokumentenmanagement?

Mit dem kontinuierlichen Fortschritt der Technologie treten nun jedoch innovative Technologien auf die Bühne – Künstliche Intelligenz (KI) und ihre vielseitigen Anwendungen.

Vorstellung

Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die entscheidenden Anwendungsfelder von KI in DMS und erklären Ihnen, wie eine intelligente Zukunft durch die Integration von KI in DMS geprägt wird. 
Im heutigen Zeitalter sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zu unverzichtbaren Instrumenten für Unternehmen geworden, die eine effiziente Verwaltung ihrer Informationen anstreben. Mit dem kontinuierlichen Fortschritt der Technologie treten nun jedoch innovative Technologien auf die Bühne – Künstliche Intelligenz (KI) und ihre vielseitigen Anwendungen. Dieser Blogpost beschäftigt sich mit der Schnittstelle zwischen KI und DMS, einer Schnittstelle, die die Effizienz und Intelligenz in der Geschäftswelt auf ein neues Niveau hebt. 

Grundlagen der KI

Die Grundlagen der KI sind von zentraler Bedeutung, um das volle Potenzial ihrer Integration in DMS zu verstehen. Hierbei spielen zwei Schlüsselkonzepte eine entscheidende Rolle: 
1. Maschinelles Lernen (ML)

Dieses Konzept ermöglicht es KI-Systemen, aus Erfahrungen zu lernen und sich selbstständig zu verbessern, ohne explizit programmiert zu werden. Im Kontext von DMS kann ML dazu verwendet werden, Muster in großen Datenmengen von Dokumenten zu erkennen und automatisch Klassifikationen vorzunehmen.  
 
2. Natürliche Sprachverarbeitung

Natural Language Processing (NLP) ermöglicht es KI, menschenähnliche Sprache zu verstehen, zu interpretieren und zu generieren. In der Dokumentenverwaltung kann NLP dazu verwendet werden, die in Dokumenten enthaltenen Informationen besser zu verstehen, was zu präziseren Suchergebnissen und automatisierten Analysen führt. 

Möglichkeiten der Nutzung von KI in DMS 

Es existieren zahlreiche Möglichkeiten, wie KI als ein nützliches Werkzeug in DMS eingebunden werden kann. Die KI kann dabei mit zahlreichen Arbeitsabläufen eines DMS verschmelzen und in eine Vielzahl von Arbeitsabläufen integriert werden. Durch diese Integration eröffnen sich für Unternehmen Möglichkeiten, von den Fähigkeiten der KI in ihrem DMS zu profitieren, ohne dabei signifikante Veränderungen in ihrer Arbeitsweise vornehmen zu müssen.

Klassifizierung von Dokumenten 

Die Integration von KI erlaubt es, Workflows für Dokumententypen zu trainieren. Die KI erkennt Muster und Strukturen in großen Datenmengen – dadurch lernt sie die jeweiligen Dokumente kennen und kann sie auch nach ihrem Typ kategorisieren. Dadurch wird das System im Laufe der Zeit intelligenter und kann präzisere Analysen und Entscheidungen treffen. 
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Inhaltliche Prüfung der Daten 

KI-gesteuerte DMS können Inhalte auf ihre Richtigkeit und Übereinstimmung mit vordefinierten Standards prüfen. Dies ermöglicht eine automatisierte Qualitätssicherung und reduziert das Risiko von Fehlern oder Inkonsistenzen. 
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Erkennung von Einzelpositionen 

Durch den Einsatz von KI können DMS einzelne Positionen in Dokumenten identifizieren und extrahieren. Dies ist besonders nützlich in der Buchhaltung und Rechnungsverwaltung, wo genaue Erfassung und Zuordnung von Positionen entscheidend sind. Die meisten Technologien sind dazu nicht fähig und erfordern zusätzlich eine manuelle Überprüfung der jeweiligen Einzelpositionen.  
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Erkennung und Extraktion handschriftlicher Inhalte 

Dank Optical Character Recognition (OCR) und Handwritten Text Recognition (HTR) ermöglichen KI-Algorithmen die Erkennung und Extraktion von handschriftlichen Inhalten. Dies erweitert die Bandbreite der verarbeitbaren Dokumententypen erheblich und ermöglicht auch die Bearbeitung von Informationen aus analogen Quellen wie bspw. Formularen.