Im Zeitalter der Digitalisierung, das nicht nur die Arbeitsweisen von Unternehmen revolutioniert, sondern auch ihre finanziellen Transaktionen neu gestaltet, wird die elektronische Rechnungsstellung zu einem zentralen Element moderner Geschäftspraktiken. Hierbei nimmt das Zentral User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland (ZUGFeRD) eine Schlüsselrolle ein.
Was versteht man unter ZUGFeRD?
Das innovative ZUGFeRD-Format transformiert die herkömmliche Rechnungsverarbeitung, indem es das traditionelle PDF-Dokument um eine eingebettete Rechnungsdatei im XML-Format erweitert. Durch diese hybride Struktur ermöglicht es eine standardisierte Datenauslese für entscheidende Informationen wie Rechnungsbetrag und -nummer. Diese Daten können nahtlos in nachgelagerte Prozesse integriert werden, und langfristig strebt ZUGFeRD an, die bisherige OCR-Erkennung zu ersetzen, um eine medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungsdaten konsequent voranzutreiben.
Die Fundierung des ZUGFeRD-Datenformats auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU für elektronische Rechnungsstellung sowie der Norm EN16931 und seine Berücksichtigung von Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und der ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) gewährleisten, dass das Format den internationalen Standards für den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch entspricht. Die Zukunft der Rechnungsstellung liegt somit in der Einführung eines solchen Formats wie ZUGFeRD.
Vorteile von ZUGFeRD
Die fortschreitende Digitalisierung verändert nicht nur die Arbeitsweisen von Unternehmen, sondern auch die Art und Weise, wie finanzielle Transaktionen abgewickelt werden. Das Versenden von E-Rechnungen per E-Mail im PDF-Format bietet zweifellos erhebliche Vorteile. Jedoch zeigen Erfahrungen, dass über 80 % der kleinen und mittleren Unternehmen dazu neigen, eingehende E-Rechnungen auszudrucken und manuell auf Papier weiter zu bearbeiten, was nicht nur kostspielig, sondern auch nicht gesetzeskonform ist. Inmitten dieses Problems liegt die Lösung in der Einführung eines Formats wie ZUGFeRD.
Dieses ermöglicht eine systemunabhängige Weiterverarbeitung, gewährleistet gleichzeitig eine einfache Visualisierung und bietet zahlreiche weitere Vorteile:
1. Effizienter Rechnungsversand:
Der manuelle Versand von Rechnungen ist zeitaufwendig und anfällig für Fehler. Durch den Einsatz von ZUGFeRD für den Rechnungsversand per E-Mail wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch das Risiko menschlicher Fehler minimiert.
2. Elektronische Archivierung:
Die traditionelle Archivierung von Papierrechnungen erfordert Platz und ist anfällig für manuelle Fehler. ZUGFeRD ermöglicht eine elektronische Archivierung, die nicht nur Platz spart, sondern auch eine effiziente Suche und Verwaltung ermöglicht.
3. Beschleunigter Zahlungseingang:
ZUGFeRD-Rechnungen erleichtern nicht nur die Bezahlung für Kunden, sondern beschleunigen auch den Zahlungseingang für Unternehmen. Dies führt zu einer verbesserten Liquidität durch verkürzte Zahlungsfristen.
4. Kundenanforderungen erfüllen:
Kunden erwarten zunehmend die Möglichkeit, Rechnungen elektronisch zu verarbeiten. Durch die Nutzung von ZUGFeRD können sie diesen Kundenwunsch erfüllen und bieten Flexibilität für die elektronische Weiterverarbeitung.
5. Effiziente Rechnungsverarbeitung für Empfänger:
Die manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist fehleranfällig und zeitintensiv. Mit ZUGFeRD wird eine vollautomatische und fehlerfreie Ablage ermöglicht, der Freigabeprozess beschleunigt und die Einhaltung von Skontofristen für eine effizientere Rechnungsverarbeitung erleichtert.
Rechnungsverarbeitung mit natif.ai
Die Verarbeitung von Rechnungen in unserem System ermöglicht es den Nutzern, das Ergebnis entweder im hauseigenen Invoice-Extraktion-Format oder im standardisierten ZUGFerd-Format zu erhalten. Die Vorteile liegen insbesondere darin, dass Software, die ZUGFerd unterstützt, die Informationen direkt ohne zusätzliche Integration einlesen kann.
Es ist jedoch zu beachten, dass ZUGFerd voraussichtlich in Zukunft zur Standardanforderung wird. In diesem Kontext bieten wir die Möglichkeit, Rechnungen mühelos in das ZUGFerd -Format umzuwandeln.
Dieser Service ermöglicht es Unternehmen, von den Vorteilen des ZUGFerd -Standards zu profitieren, ohne umfangreiche Integrationen neu aufbauen zu müssen. Durch die Nutzung unserer Plattform können Rechnungen effizient in das ZUGFerd -Format umgewandelt werden, um den zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.
